Документ собирается из реквизитов, а не из текста
Единственный формат направления, где результат работы — файл, у которого есть форма, номер, подписант и срок хранения. Поэтому автоматизируется здесь не текст договора, а путь каждого реквизита до него: откуда берётся название организации, кто присваивает номер, что происходит при отмене документа и где он потом лежит. Шаблоны согласует ваш юрист, электронный документооборот ведёт ваш оператор — это чужие зоны, и мы в них не заходим.
- Реквизиты подставляются из систем — исчезает целый класс опечаток
- Нумерация выдаётся одним местом, поэтому дублей номеров не бывает
- Отправленный документ не меняется задним числом: правка — это новая версия
У каждой строки документа должен быть источник
Документ отличается от экрана одним свойством: он уходит наружу и после этого не меняется. Экран можно поправить и обновить страницу; подписанный акт — нельзя.
Работа начинается с разбора одного документа по строкам. Берём ваш счёт или акт и для каждой строки отвечаем: откуда она берётся. Название организации — из справочника контрагентов. Позиции и цены — из сделки или из учётной системы. Реквизиты вашей компании — из настроек, и там же указано, какое юрлицо подставляется, если их несколько. Дата, номер, подписант, основание. Строки, у которых источника не находится, — это и есть настоящий объём работы: их либо добавляют в системы, либо оставляют ручным вводом, и это решение принимается до разработки.
Номер — отдельная тема, и ломается она чаще всего. Номер должен выдавать одно место. Как только документы создаются из двух систем или двумя сотрудниками одновременно, появляются дубли, а с ними неприятные разговоры с бухгалтерией и контрагентами. Отдельно решается, что происходит с номером при отмене: остаётся ли дырка в нумерации или номер переиспользуется. Оба варианта рабочие, но выбрать надо один и записать его.
Правка задним числом — главный запрет. Документ, который отправлен наружу, не редактируется: вместо этого создаётся новая версия, а старая остаётся в истории с пометкой. Иначе через полгода никто не сможет ответить, какой именно текст подписывал контрагент. Это не наша придирчивость, а единственный способ пережить спор — и стоит она дёшево, если заложена сразу.
Где кончаемся мы. Содержание шаблона согласует ваш юрист: мы не оцениваем формулировки и не консультируем по праву. Подпись и передача контрагенту живут в вашем сервисе электронного документооборота, и правила там устанавливает оператор, а не мы. Наша часть — чтобы документ собрался правильно, получил верный номер, ушёл на согласование по вашему регламенту и лёг туда, где его потом найдут.
Сроки хранения и требования к составу документов мы не цитируем: они меняются и различаются по видам документов. Это вопрос к вашему бухгалтеру и юристу, и ответ от них нужен до, а не после разработки.
Шесть документов, с которых обычно начинают
Список по возрастанию сложности. Первые два делаются почти всегда и окупаются быстрее остальных; последние два берут не сразу, и мы сами предлагаем отложить их на второй этап.
Самый частый и самый простой: реквизиты, позиции, сумма, номер. Делается быстро, экономит заметно, и на нём же обкатывается вся механика нумерации и хранения.
Позиции, условия, срок действия, подпись менеджера. Отдельная польза в том, что отправленное предложение сохраняется целиком: видно, что именно обещали клиенту.
Формируются по факту выполнения и требуют связи с тем, что реально отгрузили или сделали. Здесь чаще всего выясняется, что этого факта в системе нет и его надо начать фиксировать.
С подстановкой сторон, предмета, сумм и приложений. Шаблон согласует ваш юрист; наша часть — чтобы подставилось верно и чтобы правка после отправки стала новой версией, а не тихим исправлением.
Позиции из учётной системы с характеристиками и остатками. Требует живой связи со складом, поэтому обычно идёт вторым этапом — после того, как обмен уже настроен.
Заявка на расход, на закупку, на отпуск. Здесь документ вторичен, а главное — маршрут согласования: кто, в каком порядке и что делать, если согласующий в отпуске.
Универсальных форм, подходящих всем, здесь не бывает: даже счёт у двух компаний выглядит по-разному, а набор обязательных реквизитов зависит от вида деятельности. Поэтому работа считается не от числа документов, а от того, сколько у них источников и насколько эти источники в порядке.
Путь документа: от карточки до архива
Пять шагов глазами самого документа. На каждом отмечено, что делает человек сейчас и что вместо него может делать система. Обратите внимание на третий — там кончается наша зона.
-
Собрался из источников
Сейчас менеджер копирует реквизиты из письма, позиции из прайса, а название организации пишет по памяти. Отсюда опечатки в ИНН и в суммах, которые обнаруживает бухгалтерия контрагента.
Система может: подставить всё из справочников и карточки; строки без источника отметить как требующие ручного ввода
секунды вместо получаса -
Получил номер
Сейчас номер берут из журнала или «следующий по порядку». Когда документы создают двое одновременно или из двух систем, появляются дубли — и выясняется это не сразу.
Система может: выдавать номер из одного места по вашему правилу, включая разные серии для разных юрлиц
мгновенно -
Прошёл согласование
Сейчас — переписка: «посмотри, пожалуйста», «а скидку согласовали?». Следов не остаётся, и через месяц неясно, кто именно одобрил условия.
Система может: провести по маршруту с фиксацией, кто и когда согласовал, и напомнить тому, на ком документ задержался
часы вместо дней -
Ушёл контрагенту и был подписан
Здесь наша зона заканчивается. Подпись, передача и юридическая сила — это ваш сервис электронного документооборота и ваш регламент; правила там устанавливает оператор, а не подрядчик.
Система может: передать готовый документ в ваш сервис и принять обратно статус — подписан, отклонён, ждёт
по регламенту оператора -
Лёг туда, где его найдут
Сейчас документы живут в папках у разных людей и в почте. Найти нужный через год — отдельная задача, а при проверке это становится срочной задачей.
Система может: хранить документ при сделке и при контрагенте, с версиями и историей изменений
поиск вместо раскопок
Третий шаг экономит больше всех, а стоит меньше четвёртого и пятого. Согласование — единственное место в этом пути, где время теряется днями, а не минутами: документ лежит у человека, который про него забыл. Напоминание и видимый список «на ком висит» снимают это почти целиком и делаются без всякого электронного документооборота. Мы предлагаем начинать с первого, второго и третьего шагов, а подпись и хранение подключать вторым этапом.
Прислать один документ на разбор
Пришлите один документ — разберём его по строкамСчёт, акт или договор, любой, в обычном виде. Вернём разбор: откуда берётся каждая строка, чего в ваших системах для этого не хватает и что придётся оставить ручным вводом. Бесплатно, счёта после разбора не будет.
Посчитать операцию в часахШесть проверок перед автоматизацией документов
Отмечайте то, что у вас есть. Ничего никуда не отправляется. Половину пунктов закрывает ваш бухгалтер за один разговор, и лучше провести его до сметы, а не после.
Вердикт появится после первой отметки. Ничего никуда не уходит: это список к разговору с бухгалтером и юристом.
Готово 0 из 6
Второй пункт определяет выгоду сильнее всех остальных. Если реквизиты контрагента всё равно вносят руками в момент подготовки документа, автоматизация избавит от форматирования, но не от ввода, — и честно назвать это стоит до сметы, а не после.
Три ошибки, которые всплывают на проверке
Без имён. Три случая из чужих внедрений, каждый из которых выглядел безобидно в момент настройки и стал проблемой через год.
-
Номер выдаётся в двух местах
Счета создают и в CRM, и в учётной системе, каждая ведёт свою нумерацию. Сначала это незаметно, потом у двух разных документов оказывается один номер, и объяснять это приходится контрагенту и проверяющему. Чинится одним решением: номер выдаёт одна система, вторая его принимает. Принять это решение надо до запуска, потому что перенумеровать уже выданные документы нельзя.
-
Документ правят молча
Файл лежит в общей папке, менеджер поправил сумму «по договорённости» и отправил заново. Через полгода никто не может сказать, какой текст подписывал контрагент, а в системе лежит последняя версия без следов. Правильный порядок: отправленное не редактируется, правка создаёт новую версию, старая остаётся с пометкой. Стоит это дёшево, если заложено сразу.
-
Подпись вставлена картинкой
Скан подписи и печати подставляется в шаблон, чтобы «не бегать за директором». Выглядит удобно, а по сути это документ, который любой сотрудник с доступом к шаблону может выпустить от чужого имени. Мы так не делаем и предлагаем два честных пути: либо согласование с фиксацией, кто именно одобрил, и живая подпись, либо электронная подпись в вашем сервисе документооборота.
Все три ошибки объединяет одно: они не мешают сдать работу и не видны на демонстрации. Проявляются они в спорной ситуации — при разногласии с контрагентом или при проверке, — то есть ровно тогда, когда исправлять уже поздно.
Где кончаемся мы и начинается юрист
Четыре границы, названные до договора. Мы разработчики, а не юристы и не оператор электронного документооборота — и делать вид, что это одно и то же, было бы опасно для вас.
| Вопрос | Чья зона | Что делаем мы |
|---|---|---|
| Формулировки в договоре и составе документа | Ваш юрист | Берём утверждённый шаблон и собираем по нему. Оценивать текст и предлагать правки формулировок не станем |
| Обязательные реквизиты и формы отчётности | Ваш бухгалтер | Спрашиваем список до проектирования и проверяем, что у каждого реквизита есть источник в системах |
| Электронная подпись и передача контрагенту | Ваш оператор документооборота | Передаём готовый документ в ваш сервис и принимаем обратно статус. Выбирать оператора и отвечать за юридическую силу не можем |
| Сроки хранения и состав архива | Ваш бухгалтер и юрист | Реализуем принятое решение: где лежит, кто видит, сколько хранится. Своих сроков не придумываем и чужие не цитируем |
Правила операторов электронного документооборота и требования к документам меняются; приводить их здесь цитатой мы не станем. Что действует для ваших видов документов, выясняется на старте и берётся из ответа ваших специалистов, а не из статьи в интернете.
Как идёт работа
Пять шагов. Первый занимает не больше часа и определяет всю смету: пока не разобран по строкам один документ, считать нечего.
-
01
Разбор одного документа по строкам
Берём ваш счёт или акт и для каждой строки находим источник. Строки без источника — это и есть объём: их либо заводят в системы, либо оставляют ручным вводом. Бесплатно и до договора.
-
02
Шаблон и правила нумерации
Ваш утверждённый шаблон переводим в форму, которую собирает система. Договариваемся о сериях номеров, поведении при отмене и о том, какое юрлицо подставляется по умолчанию. Всё это фиксируется документом.
-
03
Маршрут согласования
Кто смотрит, в каком порядке, что при отсутствии человека, кто может пропустить шаг. Здесь же — напоминания и видимый список «на ком висит»: это то, что экономит дни, а не минуты.
-
04
Проверка на реальных данных
Собираем документы по прошлым сделкам и сверяем с тем, что выпускали руками. Отдельно проверяем неприятное: контрагент без реквизитов, позиция без цены, отменённая сделка, два документа одновременно.
-
05
Запуск на одном виде документа
Сначала счета, потом всё остальное. Неделя наблюдения, разбор того, что пришлось править руками, и только после этого следующий вид. Так ошибка в правилах находится на десятке документов, а не на всех сразу.
Своего срока у этой страницы нет: 2–3 недели — срок первой сметы направления для одного процесса. Сколько займёт у вас, зависит от того, сколько строк документа не имеет источника; видно это после первого шага, и называем мы вилку, а не дату.
От чего зависит цена
Своей сметы у формата нет. Один вид документа с маршрутом согласования — первая смета направления, от 60 000 ₽; несколько видов, связанных с учётом и складом, — вторая, от 140 000 ₽. Разброс внутри задают четыре вещи.
-
Сколько строк документа не имеет источника
Главный фактор, и он выясняется за час на разборе. Если все реквизиты лежат в справочниках, работа сводится к шаблону и подстановке. Если половину данных вносят в момент подготовки, сначала нужно завести их в системы — и это другой объём и другая работа, иногда не наша.
-
Сложность самого шаблона
Счёт с фиксированным набором полей — одно. Договор с приложениями, где часть разделов появляется в зависимости от условий сделки, — заметно больше: это уже не подстановка, а правила сборки. Спецификация с позициями и характеристиками из учёта — ещё сложнее, потому что требует живой связи со складом.
-
Есть ли согласование и сколько в нём шагов
Один подтверждающий — просто. Цепочка с возвратом на доработку, заменой отсутствующего согласующего и правом пропустить шаг при небольшой сумме — это состояния, уведомления и краевые случаи. Зато именно здесь экономия времени самая заметная.
-
Нужна ли связь с учётной системой и сервисом подписи
Пока документ собирается из данных одной системы, работа ограничена ею. Как только позиции приезжают из учёта или статус подписи должен возвращаться из сервиса документооборота, появляется стык со своими правилами. Считается он отдельно — как интеграция
Три сметы направления с составом и сроками — на странице автоматизации. Там же калькулятор, который считает операцию в часах: для документов он работает особенно наглядно, потому что подготовка счёта измеряется минутами и повторяется каждый день.
Эта страница — один из форматов направления
Здесь написано только про документ и путь его реквизитов. Как считать окупаемость операции, с чем мы связываем системы и что остаётся у вас — на странице направления.
Калькулятор окупаемости операции и список того, с чем мы связываем системы, — на странице направления. Второй калькулятор здесь не ставим намеренно. Автоматизация процессов
Когда автоматизация документов вам не нужна
Четыре случая. Первые два означают, что экономить пока не на чем; третий и четвёртый — что первую работу надо сделать в другом месте.
-
Если документов единицы в месяц
Три счёта в месяц бухгалтер выпишет быстрее, чем вы согласуете шаблон. Считать это стоит в часах: сколько минут уходит на документ, сколько их в месяц, и сравнить с ценой работы. Калькулятор для этого — на странице направления, и он регулярно отговаривает.
-
Если каждый документ всё равно пишется заново
Проектные работы, где договор согласуется с нуля под каждого заказчика, и повторяются только реквизиты. Тогда автоматизировать имеет смысл титульную часть и нумерацию, а не документ целиком. Это маленькая работа, и мы честно скажем, что она маленькая.
-
Если единого шаблона нет и утвердить его некому
Пять версий договора у пяти менеджеров — это не задача для разработки. Кто-то должен назвать одну версию правильной, и это ваш юрист или руководитель, а не подрядчик. Пока этого не произошло, автоматизация закрепит одну из пяти и поссорит остальных.
-
Если реквизиты и номенклатура не лежат в системах
Данные вносят в момент подготовки документа — значит, подставлять нечего, и вся экономия сведётся к форматированию. Сначала справочники и порядок в них: часто это делается силами вашей стороны и бесплатно, а после этого объём нашей работы становится заметно меньше.
Куда идти, если задача звучит иначе
Четыре страницы. Первая — если справочников ещё нет, вторая — если документы должны попадать в учёт, третья и четвёртая — если документ нужен клиенту, а не вам.
Автоматизация документооборота: что стоит знать до заказа
Автоматизация документов отличается от остальной автоматизации тем, что результат уходит наружу и после этого не меняется. Экран можно поправить и обновить страницу; подписанный акт — нельзя. Из этого свойства следует всё остальное: у каждой строки документа должен быть источник, номер должен выдавать одно место, а правка отправленного документа должна создавать новую версию, а не исправлять старую молча.
С чего начинается работа
С разбора одного документа по строкам. Берётся ваш счёт или акт, и для каждой строки находится источник: название организации — из справочника контрагентов, позиции и цены — из сделки или учётной системы, реквизиты вашей компании — из настроек, номер — из счётчика. Строки, у которых источника не находится, и составляют настоящий объём работы: их либо заводят в системы, либо оставляют ручным вводом, и это решение принимается до разработки, а не всплывает на приёмке.
Почему нумерация ломается чаще всего
Номер должен выдавать одно место. Как только документы создаются из двух систем или двумя сотрудниками одновременно, у разных документов появляется один номер, и объяснять это приходится контрагенту, а иногда и проверяющему. Отдельно решается поведение при отмене: остаётся ли дырка в нумерации или номер переиспользуется. Оба варианта рабочие, выбрать надо один и записать — перенумеровать уже выданные документы нельзя.
Где заканчивается работа подрядчика
Содержание шаблона согласует ваш юрист: мы не оцениваем формулировки и не консультируем по праву. Обязательные реквизиты и формы называет ваш бухгалтер. Электронная подпись и передача контрагенту живут в вашем сервисе документооборота, и правила там устанавливает оператор. Наша часть — чтобы документ собрался из верных источников, получил правильный номер, прошёл согласование по вашему регламенту и лёг туда, где его найдут через год.
Отдельно мы не делаем одну вещь, о которой просят регулярно: не вставляем скан подписи и печати в шаблон. Это удобно ровно до первого разбирательства, потому что превращает документ в то, что любой сотрудник с доступом может выпустить от чужого имени.
Сколько стоит автоматизация документооборота
Один вид документа с маршрутом согласования — первая смета направления автоматизации, от 60 000 ₽, срок 2–3 недели. Несколько видов, связанных с учётом и складом, — вторая смета, от 140 000 ₽. Разброс внутри ступени задают четыре вещи: сколько строк документа не имеет источника, насколько сложен сам шаблон, есть ли согласование и сколько в нём шагов, нужна ли связь с учётной системой и сервисом подписи.
Считать выгоду стоит в часах: сколько минут уходит на один документ и сколько их выпускается в месяц. Калькулятор для этого живёт на странице направления, и он регулярно показывает, что при единичных документах автоматизация не окупается. Мы говорим это прямо.
Вопросы про документы
Шесть вопросов, которые задают именно про автоматизацию документов. Про договор, этапы оплаты и гарантии — на странице оплаты и гарантий.
Остался вопрос?
Написать в Telegram, отвечаем за 30 минутМы связываем вашу систему с тем сервисом, который вы выбрали: передаём туда готовый документ и принимаем обратно статус — подписан, отклонён, ждёт. Выбирать оператора, отвечать за юридическую силу подписи и консультировать по правилам обмена мы не можем: это зона самого оператора и вашего юриста. Если сервис ещё не выбран, это решение принимают до проектирования, иначе путь документа обрывается на середине.
Мы так не делаем. Скан в шаблоне означает, что любой сотрудник с доступом может выпустить документ от чужого имени, и в спорной ситуации это будет работать против вас. Два честных пути: согласование с фиксацией, кто именно одобрил, и живая подпись на бумаге — или электронная подпись в вашем сервисе документооборота. Первый вариант не требует никаких дополнительных сервисов и закрывает большинство случаев.
Решается настройкой, но решение принимаете вы и до разработки. Нужно ответить на три вопроса: по какому признаку выбирается юрлицо для конкретной сделки, ведётся ли нумерация отдельно для каждого или сквозная, и кто из сотрудников может выпускать документы от какого лица. Последний пункт — про права, и его забывают чаще остальных; без него любой менеджер выпустит счёт от любой вашей компании.
Они остаются как есть: перенумеровывать и пересобирать прошлое мы не станем, это создаёт больше проблем, чем решает. Новая нумерация начинается с согласованной точки, а старые документы при желании складываются в то же хранилище как файлы, чтобы поиск работал по всему массиву. Отдельный вопрос — переходный период, когда часть документов ещё делают руками: его стоит сделать коротким и объявленным, иначе он затягивается на месяцы.
Это как раз тот случай, где автоматизация даёт больше всего. Маршрут согласования не требует, чтобы люди сидели в одном офисе или даже в одной системе: уведомление приходит туда, где человек его прочитает — в почту, в мессенджер, в портал. Важно другое: маршрут должен быть описан до разработки, включая ответ на вопрос, что делать, если согласующий в отпуске. Без этого ответа документы застрянут на первом же отпуске.
Вам. Шаблоны лежат в вашей системе и правятся вашими сотрудниками — мы специально делаем так, чтобы для изменения формулировки не нужен был подрядчик. Правила нумерации, маршруты согласования и описание источников передаются документом. Доработки после сдачи считаются часами: 3 000 ₽ по факту, 2 000 ₽ в абонементе, сам абонемент начинается от 60 000 ₽ в месяц.
Пришлите один документ — скажем, что в нём можно собирать автоматически
- Разбор 30 минут: разбираем документ по строкам и ищем источник каждой
- Скажем, чего не хватает в ваших системах и что останется ручным вводом
- Если документов мало и автоматизация не окупится, услышите это первым
Заявка принята
Вернёмся в течение рабочего дня. Если срочно — напишите в Telegram.
Или напишите сразу:
Telegram · отвечаем лично за 30 минут