Автоматизация продаж: сначала один участок, потом всё остальное
Единственный формат направления, где результат принимают или саботируют живые люди. Программа не звонит клиенту и не заполняет карточку — это делает менеджер, и если ему стало тяжелее, он вернётся к своему блокноту, а отчёт начнёт врать. Поэтому пилот мы ставим там, где легче станет исполнителю, а не там, где нагляднее руководителю, — и меряем эффект до того, как расширять.
- Начинаем с того, что менеджер делает руками чаще всего
- Эффект меряется на пилоте, а не обещается в презентации
- Если процесс продаж не описан, скажем об этом и не возьмёмся
- Заявки приходят в почту, мессенджеры и на телефон
- Менеджер переносит их руками, когда доходят руки
- Зато никто не обязан заполнять лишние поля
- Обращение попадает в воронку само, с источником и временем
- Напоминание приходит менеджеру до того, как он забыл
- Появляются обязательные поля — их немного, но они есть
Последнюю строку справа мы не прячем. Обязательные поля — это и есть плата за порядок, и чем их больше, тем выше шанс, что система будет заполняться формально.
Автоматизация продаж начинается не с софта
Технически здесь всё известно: формы, воронка, напоминания, документы. Проваливаются такие проекты по другой причине — их результат обязаны принять люди, которых никто не спросил.
У продаж есть исполнитель, и у него своя логика. Менеджер живёт в переписке: там клиент, там договорённости, там контекст. Система, которая просит его повторить всё это в карточке, не помогает ему, а добавляет работу. Он согласится — и будет заполнять формально: «в работе», «думает», «перезвонить». Формально заполненная CRM хуже пустой, потому что по ней принимают решения.
Отсюда правило, по которому мы выбираем пилот. Первым автоматизируется то, что снимает работу с менеджера, а не то, что даёт руководителю отчёт. Заявка попала в карточку сама — он не переносил. Документ собрался из карточки — он не набирал реквизиты. Напоминание пришло — он не держал в голове. Отчёт при этом появится сам собой, потому что данные начнут вноситься по-настоящему; обратный порядок не работает никогда.
Владелец процесса — это человек, а не должность. Тот, кто решает, как устроена работа с заявками, и может сказать «делаем так». Без него каждая мелочь превращается в согласование между отделами, а любое правило через месяц отменяется первым же исключением. Мы спрашиваем имя этого человека на разборе и, если имени нет, честно говорим, что внедрение будет буксовать независимо от качества настройки.
Про обещания. Мы не называем, на сколько вырастут продажи и во сколько раз сократится время обработки: таких измерений у студии нет, а чужие цифры мы за свои не выдаём. Что действительно меряется на пилоте — сколько обращений дошло до карточки, сколько получили ответ в тот же день и сколько операций перестали делать руками. Эти три величины считаются на ваших данных до и после, и по ним же принимается решение о расширении.
Про то, как вообще считать, окупается ли операция, написано на странице направления: там калькулятор, который считает операцию в часах. Повторять его здесь мы не стали намеренно.
Путь заявки: где она теряется на самом деле
Пять шагов глазами обращения, а не отдела. На каждом написано, что сейчас делает человек и что вместо него может делать система. Потери почти всегда на первом и третьем.
-
Обращение пришло
Форма на сайте, письмо, сообщение в мессенджер, звонок, сообщение в канале. Пять входов — пять мест, где можно не заметить. Теряется здесь больше всего, и заметить это нельзя: несуществующей заявки никто не ищет.
Система может: собрать все входы в одну очередь, зафиксировать время и источник, ответить автоматически, что обращение принято
секунды -
Кто-то взял в работу
В маленьком отделе — кто первый увидел. В большом — по правилу: по очереди, по региону, по продукту. Без правила часть обращений берут двое, а часть не берёт никто.
Система может: назначить ответственного по правилу и засечь время до первого ответа — единственный показатель скорости, который не спорен
минуты -
Договорились созвониться позже
Здесь теряется второе по величине количество сделок, и теряется тихо. Клиент не отказался — про него просто забыли, потому что напоминание жило в голове менеджера или в его блокноте.
Система может: создать задачу с датой в момент договорённости и напомнить дважды — менеджеру, а если он молчит, его руководителю
дни и недели -
Понадобились документы
Счёт, коммерческое предложение, договор, спецификация. Набираются руками из реквизитов, которые уже лежат в системе, и именно здесь появляются опечатки в суммах и в названиях организаций.
Система может: собрать документ из карточки по шаблону с единой нумерацией и приложить его к сделке и в переписку
полчаса на документ -
Сделка закрылась — и на этом всё
Причина отказа не записана или записана словом «дорого». Через полгода никто не помнит, почему не купили и кому стоит написать снова. Повторная продажа при этом самая дешёвая из всех.
Система может: спросить причину коротким списком, а не полем для текста, и вернуть контакт в работу в назначенный срок
месяцы спустя
Пилот выбирается по этой лестнице, а не по списку пожеланий. Первый шаг снимает потери, которых не видно; третий — потери, которые видно, но поздно. Оба они при этом облегчают жизнь менеджеру, а не нагружают его. Четвёртый шаг — самый заметный на глаз и самый благодарный, потому что экономит время сразу и очевидно; подробно про документы — на соседней странице
Шесть проверок: готов ли отдел к автоматизации
Ни один пункт не про программы — все шесть про то, как у вас устроена работа. Отмечайте то, что сходится. Ничего никуда не отправляется: это список к разговору с вашим руководителем продаж.
Вердикт появится после первой отметки. Ничего никуда не уходит: это проверка для вас, а не заявка.
Сходится 0 из 6
Пятый пункт не пройден чаще остальных и стоит дороже всех настроек вместе. Отдел, узнавший о новом порядке в день запуска, заполняет систему ровно настолько, чтобы к нему не было претензий, — и отчёт становится хуже, чем был до автоматизации.
Прислать участок продаж на разбор
Назовите одну операцию, которая съедает времяНапример: перенос заявок из мессенджеров, подготовка счетов, напоминания о повторных звонках. Скажем, стоит ли её автоматизировать, что для этого нужно у вас и с чего начать пилот. Разбор бесплатный, счёта после него не будет.
Посчитать операцию в часахТри способа гарантированно получить саботаж
Без имён и без процентов. Три сценария, которые мы видели в компаниях, куда нас звали «оживить CRM, в которой никто не работает». Каждый раз причина была не в системе.
-
Начать с обязательных полей
Руководитель хочет видеть срез по источникам, сегментам и причинам отказа — и карточка обрастает полями, которые менеджер обязан заполнить до сохранения. Дальше происходит предсказуемое: поля заполняются первым значением из списка. Отчёт выходит красивый и полностью выдуманный, а доверие к системе потеряно навсегда. Правильный порядок обратный: сначала система отдаёт менеджеру время, потом просит взамен две-три строки.
-
Оставить двойной ввод
Заявки попадают в систему, но отгрузку всё равно вносят в свою таблицу, потому что «там удобнее считать». Человек работает в двух местах, данные расходятся, и первым же вопросом «а почему цифры разные» начинается разбирательство. Двойной ввод не лечится дисциплиной: он лечится тем, что одно из двух мест закрывают. Если закрыть нельзя, значит, системы должны обмениваться — и это отдельная работа
-
Поставить роботов на всё сразу
Уведомление на каждое действие, задача на каждый этап, письмо руководителю по любому поводу. Через две недели менеджеры отключают уведомления, а вместе с ними перестают замечать те три, которые действительно важны. Автоматических действий должно быть мало и каждое — заметно полезным. Мы предлагаем начинать с одного-двух и добавлять только после того, как стало ясно, что их читают.
Общее у всех трёх — момент обнаружения. Ни одна не мешает сдать проект: система настроена, демонстрация проходит хорошо, приёмка подписана. Проявляются они через месяц-два, когда смотреть на отчёт уже страшно.
Как идёт работа
Пять шагов. Второй — разговор с менеджерами, и он не формальность: именно он определяет, будут в системе работать или обходить её.
-
01
Разбор участка
Смотрим путь обращения от входа до закрытия и считаем, сколько часов уходит на переносы, документы и напоминания. Бесплатно и до договора. Здесь же становится видно, какой участок брать первым.
-
02
Разговор с теми, кто работает руками
Полчаса с двумя-тремя менеджерами: что отнимает время, что бесит, где они обходят нынешний порядок. Это лучший источник требований из всех и единственный способ получить союзников вместо саботажников.
-
03
Пилот на одном участке
Один вход, одно правило распределения, одно напоминание, один документ. Никаких обязательных полей на этом шаге. Цель — чтобы менеджеру стало легче и он это заметил.
-
04
Замер на ваших числах
Считаем то, что считается без спора: сколько обращений дошло до карточки, сколько получили ответ в тот же день, сколько операций перестали делать руками. До и после. Решение о расширении принимается по этим трём величинам.
-
05
Расширение и передача
Следующий участок — после того, как предыдущий прижился. В конце отдаём описание правил, настройки и инструкции: с ними разберётся и ваш администратор, и любой следующий подрядчик.
Своего срока у этой страницы нет: 2–3 недели — срок первой сметы направления для одного процесса. Сколько займёт замер, зависит от того, сколько у вас сделок в месяц: на редких сделках месяца мало, на частых хватает недели. Пока не посмотрели — вилка, а не дата.
Условия, при которых мы сами предложим остановиться
Четыре строки, и последняя — та, ради которой пилот вообще существует. Расширять то, что не дало эффекта, значит тиражировать ошибку на весь отдел.
| Когда | Что обнаруживается | Что делаем |
|---|---|---|
| На разборе | Процесс продаж не описан: на вопрос «что происходит после заявки» отвечают по-разному | Не начинаем. Автоматизация закрепит один из вариантов и поссорит остальных. Описать порядок — работа на вашей стороне, она ничего не стоит и делается быстрее любой настройки |
| На разборе | Менеджеров один-два, сделки не теряются, всё держится в голове и держится нормально | Говорим, что автоматизировать нечего, и предлагаем вернуться, когда людей станет больше. Это один из самых частых исходов на этой теме |
| На разборе | Задачу закрывает готовая настройка в вашей CRM, без разработки | Показываем, как это включается, и берём деньги за настройку, а не за разработку. Мы внедряем готовые системы и знаем, что в них уже есть |
| После пилота | Замер не показал изменений: операций руками столько же, ответы не стали быстрее | Не расширяем. Разбираемся, в чём дело: не приняли люди, выбран не тот участок или выигрыша там и не было. Продавать второй этап «чтобы наконец заработало» мы не станем |
Про деньги при остановке — общее для студии и написано на странице оплаты и гарантий. Остановка на разборе не стоит ничего: разбор бесплатный.
От чего зависит цена
Своей сметы у формата нет. Один участок продаж — первая смета направления, от 60 000 ₽, срок 2–3 недели; несколько связанных процессов — вторая, от 140 000 ₽. Разброс внутри задают четыре вещи.
-
Сколько входов собираем в одну очередь
Форма на сайте подключается быстро и предсказуемо. Мессенджеры, почтовые ящики отделов, телефония и отраслевые площадки — каждый со своими особенностями и своими ограничениями на стороне сервиса. Считается не количество, а то, у скольких из них есть нормальный программный доступ.
-
Насколько сложное правило распределения
«По очереди» настраивается за час. «По региону и продукту, с учётом занятости и с передачей при отсутствии ответа» — это уже логика, которую надо описать, согласовать и проверить на краевых случаях: менеджер в отпуске, клиент старый и у него есть свой ответственный, обращение пришло ночью.
-
Нужны ли документы и откуда берутся реквизиты
Счёт из карточки по шаблону — работа понятная. Договор с приложениями, спецификация с позициями из учётной системы, единая нумерация на несколько юрлиц — заметно больше. Подробно эта часть разобрана на соседней странице, и часто её выносят в отдельный этап.
-
Надо ли связывать CRM с учётом и складом
Пока всё живёт внутри одной системы, работа ограничена настройкой и небольшой разработкой. Как только появляется вторая система, появляется стык со своими правилами: что при расхождении, что при недоступности, кто хозяин поля. Это отдельная работа — про интеграции
Три сметы направления с составом и сроками — на странице автоматизации. Там же калькулятор, который считает операцию в часах: он нужен до сметы, а не после.
Эта страница — один из форматов направления
Здесь написано только про участок продаж и про людей, которые в нём работают. Общее — как считать окупаемость, что остаётся у вас, с чем мы связываем системы — на странице направления.
Калькулятор окупаемости, четыре развилки «пришли за одним — оказалось нужно другое» и список того, с чем мы связываем системы, — на странице направления. Второй калькулятор здесь мы не ставим намеренно: он один и живёт наверху. Автоматизация процессов
Когда автоматизация продаж вам не нужна
Четыре случая. Первые два означают, что автоматизировать пока нечего, третий и четвёртый — что задача решается дешевле и не нами.
-
Если менеджеров один-два и заявки не теряются
Человек, который держит десяток сделок в голове, справляется лучше любой системы и быстрее. Автоматизация здесь добавит работы и не вернёт ничего. Возвращаться к этому разговору стоит тогда, когда людей стало больше или когда вы перестали знать все сделки поимённо.
-
Если процесс продаж не описан
Когда «что происходит после заявки» четыре человека объясняют по-разному, система закрепит один вариант и поссорит остальных. Описать порядок — работа на вашей стороне, она ничего не стоит и делается быстрее любой настройки. Мы помогаем на разборе, но делать это вместо вас не можем.
-
Если CRM ещё нет
Автоматизация дополняет и связывает то, что работает, но не заменяет учётное место. Сначала систему выбирают, ставят и настраивают — это внедрение, от 60 000 ₽, и у него свой порядок работ. После него часто выясняется, что автоматизировать нужно куда меньше, чем казалось.
-
Если нужно отвечать людям, а не переносить данные
Одинаковые вопросы про условия, наличие, сроки и статус заказа снимаются не воронкой, а ботом или ассистентом. Это другое направление, оно дешевле и даёт результат быстрее. Мы скажем это на разборе, даже когда речь идёт о меньшей сумме.
Куда идти, если задача звучит иначе
Четыре страницы. Первая — если системы ещё нет, вторая — если вопрос в том, что цифры не сходятся, третья и четвёртая — если работа не в переносе данных, а в разговоре с людьми.
Автоматизация продаж: что стоит знать до заказа
Автоматизация продаж отличается от остальной автоматизации тем, что её результат принимают живые люди. Бухгалтерскую выгрузку можно настроить и забыть; воронку, напоминания и обязательные поля каждый день видит менеджер. Если ему стало тяжелее, он вернётся к своей переписке и своему блокноту, а система будет заполняться формально — и тогда отчёт по ней хуже, чем отсутствие отчёта.
Где на самом деле теряются заявки
На двух местах из пяти. Первое — вход: обращения приходят на сайт, в почту, в два мессенджера, на телефон и в личные контакты менеджеров, и потерю здесь невозможно заметить, потому что несуществующей заявки никто не ищет. Второе — договорённость созвониться позже: клиент не отказался, про него забыли, потому что напоминание жило в голове. Остальные три места — распределение, документы и причина отказа — тоже стоят денег, но потери там видны и обсуждаемы.
Почему начинают с одного участка
Пилот на одном участке отвечает на вопрос, который никакая презентация не закроет: примут люди новый порядок или обойдут его. Заодно он показывает, есть ли выигрыш там, где его ожидали. Расширять то, что не дало эффекта на одном участке, — значит тиражировать ошибку на весь отдел, и это самая дорогая ошибка в такой работе.
Выбор участка идёт по правилу: первым автоматизируется то, что снимает работу с менеджера, а не то, что даёт руководителю отчёт. Отчёт появится сам, когда данные начнут вноситься по-настоящему. Обратный порядок — начать с обязательных полей ради отчётности — приводит к формальному заполнению, и восстановить доверие к системе после этого очень трудно.
Что меряется и чего мы не обещаем
Мы не называем, на сколько вырастут продажи и во сколько раз сократится время обработки: своих измерений по таким проектам у студии нет, а чужие цифры выдавать за свои мы не станем. Меряются три величины, которые считаются без спора: сколько обращений дошло до карточки, сколько из них получили ответ в тот же день и сколько операций перестали делать руками. Считаются они на ваших данных до пилота и после, и по ним принимается решение о расширении.
Сколько стоит автоматизация продаж
Один участок — первая смета направления автоматизации, от 60 000 ₽, срок 2–3 недели. Несколько связанных процессов в один поток — вторая смета, от 140 000 ₽. Разброс внутри ступени определяют четыре вещи: сколько входов собираем в одну очередь, насколько сложное правило распределения, нужны ли документы и надо ли связывать CRM с учётом и складом.
Если CRM ещё нет, первый шаг не наш и считается иначе: это внедрение, от 60 000 ₽. Автоматизация дополняет и связывает то, что уже работает, — учётное место она не заменяет. Калькулятор, который считает операцию в часах, живёт на странице направления; второй такой же здесь мы не ставим намеренно.
Вопросы про автоматизацию продаж
Шесть вопросов, которые задают именно про этот участок. Про договор, этапы оплаты и гарантии — на странице оплаты и гарантий.
Остался вопрос?
Написать в Telegram, отвечаем за 30 минутРазговаривать с ними до начала, а не после запуска. Полчаса с двумя-тремя менеджерами дают лучший список требований из всех возможных: они точно знают, что отнимает время и где они обходят нынешний порядок. Дальше пилот делается так, чтобы первым делом снять с них работу, а не добавить. Обязательные поля появляются позже и в количестве двух-трёх. Это не гарантия, но это единственное, что работает.
Чаще хватает настроек, и мы говорим это прямо: мы внедряем готовые системы и знаем, что в них уже есть. Разработка начинается там, где нужно связать CRM с тем, что живёт отдельно, или где правило распределения и расчёт не выражаются штатными средствами. На разборе мы показываем, что включается без нас, и берём деньги за настройку, а не за разработку, если разработки не требуется.
Тремя величинами, которые считаются без спора: доля обращений, дошедших до карточки; доля тех, что получили ответ в день обращения; число операций, которые перестали делать руками. Первые две считаются по системе, третья — по разговору с менеджерами. Всё это меряется до пилота и после, на ваших данных. Рост выручки мы в этот список не включаем: на него влияет слишком многое, и приписывать его себе было бы нечестно.
Настройка укладывается в срок первой сметы направления, 2–3 недели. А вот замер зависит от того, сколько у вас сделок: там, где обращений много, картина видна за неделю; там, где сделки редкие и длинные, нужен цикл целиком, иначе мерить нечего. Назвать одну цифру для всех мы не можем и не будем — считаем на вашем потоке на разборе.
Решается, но не технически. Личная переписка сотрудника — это его аккаунт, и подключать её к системе нельзя ни по правилам сервисов, ни по-человечески. Рабочий путь один: завести общий рабочий канал, куда уходит вся переписка с клиентами, и договориться, что новые контакты идут туда. Это решение владельца процесса, а не настройка. Мы говорим об этом на разборе, потому что иначе часть заявок останется невидимой навсегда.
Вам. Всё делается в ваших аккаунтах и на ваших лицензиях, ключи доступа оформлены на вашу компанию, описание правил и настроек передаётся документом. Это ваша страховка от зависимости: следующий подрядчик не будет разбираться с нуля. Доработки после сдачи считаются часами — 3 000 ₽ по факту, 2 000 ₽ в абонементе, сам абонемент начинается от 60 000 ₽ в месяц.
Назовите участок — скажем, стоит ли начинать пилот именно с него
- Разбор 30 минут: путь заявки, входы, правило распределения, документы
- Скажем, что включается настройкой, а где действительно нужна разработка
- Если автоматизировать пока нечего, услышите это первым и бесплатно
Заявка принята
Вернёмся в течение рабочего дня. Если срочно — напишите в Telegram.
Или напишите сразу:
Telegram · отвечаем лично за 30 минут